В днешния цифров свят, бизнесът зависи все повече от ефективната комуникация и професионалното поведение в онлайн пространството. Ако желаете да изградите успешен и устойчив бизнес, трябва да разберете защо използването на професионален имейл адрес е необходимост, а не лукс. Ето и някои от подводните камъни които може да срещнете при използването на безплатните имейл услуги:

1.     Липса на професионализъм: Ако използвате безплатни електронни пощи, като например Gmail или Yahoo, това може да доведе до намаление на професионалната Ви репутация в очите на клиентите или партньорите Ви и да намали доверието им към Вас. Когато те получават имейл от безплатен имейл адрес, може да се получи впечатление, че Вашият бизнес не е сериозен или не е достатъчно развит. Използването на професионален имейл адрес, който използва Вашият собствен домейн, не е скъпа инвестиция, а отсъствието на такъв не говори добре за бизнеса Ви. В днешния дигитален свят подобни услуги са на разположение на всички. Ако  сте сериозен бизнес, определено трябва да разгледате тази възможност и да инвестирате в професионален имейл адрес, който да отразява по-добре идентичността на Вашия бизнес.

2.     Ограничения на хранилището: Безплатните имейл услуги често имат ограничение в размера на пощенската кутия и в случай на превишаване, може да бъдете ограничени във възможността си да получавате нови писма. Това може да Ви коства нов клиент или финансови загуби. Днес значителна част от комуникацията е по имейл и ако бизнесът Ви работи добре, пощенската кутия се пълни бързо. Това означава че трябва непрекъснато да следите колко място за съхранение Ви остава и да триете писма. Това е не само досадно, но и може да доведе до неприятни последици в случай че изтриете важен имейл, защото безплатните доставчици а и някои платени не позволяват създаването на политики за защита срещу загуба на данни (случайна или преднамерена). В някои индустрии това може да доведе и до съдебни дела поради изисквания на различни стандарти и регулации за съхранения и обработка на данни. В повечето случаи тези данни трябва да бъдат достъпни за определен период от време. 

3.     Липса на контрол и нискокачествена защита на данните: Безплатните имейл услуги не гарантират сигурността на данните и могат да представляват риск за поверителността на вашата информация. Например, хакерите могат да проникнат във вашата пощенска кутия и да откраднат лични данни или важна финансова информация. Освен това, нямате пълен контрол върху пощенската си кутия или мрежата, която ги обработва, което може да увеличи риска от хакерски атаки или други видове нарушения на сигурността. Нямате възможността за въвеждане на политики за сигурност на входящи и изходящи имейли и трябва да се задоволите с базовите политики на доставчика които в повечето случаи не са достатъчни.

4.     Ограничена поддръжка на клиенти: Безплатните имейл доставчици, обикновено, не предлагат голям брой услуги за поддръжка на клиенти. Това може да създаде главоболия, когато срещнете технически проблеми или когато имате въпроси, свързани със защитата на данните или други аспекти на бизнеса. Трудно, дори понякога невъзможно, е да се свържете с човек от поддръжка на безплатен доставчик на имейл услуги. В най-добрия случай ще попаднете на чат бот или ще Ви препращат към статии с обяснения как да разрешите сами дадения проблем. Когато услугата е прекъсната, липсата на достъп до поддръжка може да предизвика затруднения, тъй като няма кой да Ви информира за причините или да Ви предостави съвет за действие.

5.     Ограничения на изпращане на писма: Повечето безплатни имейл услуги имат ограничения за броя на изпратените имейли на ден, което може да ограничи вашата способност да комуникирате с клиенти или колеги. Такива ограничения могат до доведат до загуба на клиенти и пари. Колко глупаво би било да загубите клиент само защото сте достигнали лимита за изпращане на имейли за деня и не може да изпратите повече. 

Ще попитате какво е решението на тези проблеми? Мислите си че струва много пари? Решението е Microsoft 365, в случая Exchange Online. Microsoft 365 е интегрирана облачна услуга или така нареченото SaaS (софтуер като услуга) включваща различни приложения срещу месечен абонамент. Exchange Online е професионалната имейл услуга от Microsoft 365. Цената на Exchange Online plan 1 за една пощенска кутия е 3.70 евро на месец. Купувайки този лиценз, ще може да използвате вашия домейн и да създавате така наречените споделени пощенски кутии. (ако искате да разберете повече за възможностите на Exchange Online може да прочетете нашите блогове по темата.)В тази серия от блогове ще Ви покажа как да стартирате вашия абонамент и да конфигурирате вашата пощенска кутия с вашия домейн.